En Salas abogados trabajan con cientos de pdfs al día. Con tantos documentos es muy fácil que la bandeja de entrada y el servidor común sea un caos. Por si fuera poco la mayoría de esos documentos tienen nombres genéricos como “descarga.pdf” o “contrato.pdf”.
Para cuidar su gestión documental y aumentar su eficiencia crearon un protocolo para trabajar con los documentos.
Cada cliente tendría una carpeta identificándole por su dni. Dentro de esta carpeta crearían subcarpetas segun el tipo de los documentos del cliente y dentro de esas subcarpetas crearían otras.
De esta manera pensaron que su gestión mejoraba enormemente.
Solo había un problema. Cada vez que un cliente enviaba un documento a su abogado éste tenía que:
- Abrir el pdf, leerlo.
- Rebuscar entre cientos de carpetas para ver si el cliente tenía ya carpeta o le tenía que crear una.
- Entrar en esa carpeta.
- Volver al documento, ver qué tipo era. Encontrar la carpeta de ese tipo o crearle una nueva…
Así decenas de veces al día con decenas de clientes.
Con la nueva distribución no se perdían documentos, pero se perdía muchísimo tiempo.
Con AQuA todo esto es automático. Ahora los abogados solo tienen que coger los documentos que envía el cliente y arrastrarlos al buzón (y hasta eso lo podemos automatizar!).
Nuestro sistema extrae los datos del contenido de cada pdf, los usa para determinar su tipo documental, crea las carpetas y subcarpetas que sean necesarias y clasifica el documento en su sitio correcto.
Además, en el proceso extrae los metadatos del documento para poder analizar las estadísticas de uso así como encontrarlo directamente en nuestro buscador.
Si tienes o trabajas en un despacho de abogados te habrá dado cuenta que el tiempo es oro. ¡Déjanos automatizar tus tareas cotidianas y comienza a ahorrar con AQuA!