Tiempo de preparación: dependiendo de las necesidades de tu negocio. Lo recomendable será realizar una auditoría previa para identificar qué procesos necesitan ser adaptados en tu empresa.
Ingredientes:
- Procesos a automatizar: una vez identificados, tendremos que configurar nuestra herramientas para intentar ser lo más eficientes posible.
- Herramienta de gestión documental: su objetivo será facilitar a nuestros empleados sus trabajos diarios relacionados con documentación.
- Usuarios: es recomendable tener la opinión de algunos trabajadores para validar que, efectivamente, la herramienta es sencilla , o es necesaria la realización de algún curso para su uso.
- Conexión con otros sistemas: en caso de poseer la empresa terceras aplicaciones que deban interactuar, se tendrá que valorar y proceder.
Opcional:
- Consultor: nos facilitará la realización del análisis previo donde se identificarán los cambios que debemos realizar para una correcta implantación.
- Metodología para la implantación: nos facilitará la transición hacia la nueva forma de trabajar.
Receta secreta para una implantación “con fundamento” en tu empresa:
- Entender qué necesita: el objetivo de este primer paso será identificar cuáles son las necesidades y procesos que deberemos abarcar en los siguientes pasos. El análisis se debe centrar en automatizar y simplificar los procesos diarios de tu empresa. Es recomendable, aunque no indispensable, contratar a un consultor especializado en gestión documental que te ayude con esta tarea.
- Realiza un listado de necesidades: una vez finalizado el primer paso, realiza una lista con todo lo que se ha identificado. Esto nos servirá en el siguiente paso.
- Averigua cuál es la herramienta apropiada: para ello deberemos cotejar nuestras necesidades (listado sacado del análisis) y ver qué nos ofrecen los programas de gestión documental. Es difícil que puedas complir todas con un solo producto, pero es cierto que hay algunos programas que te permiten adaptarlos a tus necesidades.
- Integración con otras apps corporativas: muchas veces en nuestra empresa estamos usando email, ERP u otro tipo de aplicaciones. Es muy interesante que la herramienta que escojamos disponga de soluciones sencillas para facilitar esas conexiones con nuestras herramientas habituales de trabajo.
- Invierte el tiempo que necesites en los pasos previos: será necesario emplear el tiempo que necesitemos ya que será la base de nuestra implantación. Un consultor especializado podría acotar las opciones.
- Usuarios: una vez tengas el programa, necesitarás ver si tus empleados se encuentran cómodos con él. En el caso de que se detecte la falta de manejo o dificultad en la realización de tareas diarias, será necesario programar una formación a medida. Este paso es muy interesante si queremos ahorrarnos tiempo en el futuro. Es necesario que tus empleados estén involucrados en este proceso ya que, al final, serán los encargados de darle uso.
- Metodologías de la implantación: a tus usuarios les va a costar afrontar un cambio tan grande: abandonar la antigua forma de trabajar por una más moderna y eficiente puede ser difícil. Para esto es recomendable el uso de una metodología que introduzca y facilite la implantación de la nueva forma de trabajo gradualmente: aquí dependerá de si ya se tiene implantada una en la empresa o no. Como recomendaciones se podría utilizar Scrum, Agile, o Waterfall. Si no se utiliza ninguna es recomendable contratar a un coach para que nos ayude en este proceso.
La recomendación del chef:
- La comunicación es vital en todo el proceso: involucrar al usuario es clave para ahorrar tiempo (y dinero).
- Contratar a un consultor a tiempo nos evitará quebraderos de cabezas innecesarios (y a su vez ahorraremos tiempo y dinero).
En resumen: estudiar las necesidades de tu empresa. Hablar con tus empleados. Hacer una implantación gradual y conseguir una implantación de gestión documental eficiente y real en tu empresa.
