AQuA

BPM & ECM Suite

Gestión Documental

Organización y clasificación de documentos

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Appalachian es una empresa multinacional que quiere cuidar a sus empleados otorgándoles una serie de actividades para el ocio. Entre ellas está darle acceso a una biblioteca de clásicos de la literatura que pueden leer en su propio portal durante las pausas del trabajo y los ratos libres.

Para ello, han comprado un paquete de obras de la literatura española  y quieren volcarlas a su portal.

Sólo hay un problema: las obras no están ordenadas y son una serie de pdfs con nombres genéricos.

En los viejos tiempos subir esta colección implicaría que un empleado pasase una semana abriendo cada pdf, renombrándolo, creando una carpeta para ordenarlo por autor y organizando los pdfs en sus carpeta correspondientes.

Por suerte Appalachian usa AQuA. El encargado de la biblioteca tan sólo tiene que arrastrar los archivos al buzón de la biblioteca e irse a por un café. Nuestra clasificación mágica hace el resto. 

Y por si fuera poco nuestro sistema de búsqueda permitirá encontrar cualquier libro sin tener que buscar carpeta a carpeta ¿empezaste un libro y solo recuerdas el nombre del perro del protagonista? introdúcelo en nuestro buscador y lo encontraremos rápidamente.

No tengas una empresa anclada en el pasado. Súmate al cambio, contáctanos y te enseñamos AQuA aplicado a lo que necesitas. Déjanos ayudarte a ahorrar tiempo y dinero.

Gestor documental económico para tu empresa

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AQuA es un programa de gestión documental basado en el popular software de código abierto Alfresco (Hyland).

Tras más de diez años ayudando a empresas con su gestión documental nos dimos cuenta de que todas tenían inquietudes y necesidades muy distintas, pero un objetivo común: implantar la transformación digital en su trabajo diario con el objetivo de reducir costes y agilizar los procesos internos.

Aunque Alfresco es una solución documental increíble, adaptarlo es muy caro. Queríamos mejorar el trabajo que hacíamos. Queríamos que no fuera necesario ser una multinacional para poder implantar una buena transformación digital.

Esa fue la premisa de su nacimiento: dime qué necesitas y lo tendrás a coste reducido. En resumen: tener un programa de Gestión Documental que cubra al 100% tus necesidades desde el primer día pagando lo justo, sin sustos ni sobre costes.

Tras un largo proceso de desarrollo y mejoras logramos hacer de AQuA un producto versátil. Ahora el cliente solo tenía que costear la instalación, la personalización básica con colores corporativos y poco más. Ya no tenía que esperar un año mientras se desarrollaba una cara solución a medida: podía tener un gestor documental económico pero potente en pocos días.

Y, lo mejor de todo, podía evolucionarlo y adaptarlo para sus propios requisitos.

Pero, ¿qué diferencia a AQuA de otros gestores como OpenKm, OpenText, Documentum o Sharepoint? La mayoría de gestores vienen en caros paquetes plagados de funciones que nadie entiende ni necesita. Con AQuA TÚ nos explicas qué necesitas, y nosotros te lo damos. Sin complicaciones ni un precio inflado por funciones que jamás usarás.

Para ilustrar este escrito me gustaría compartiros el caso de éxito de la empresa WYS: necesitaban agilizar el día a día en su departamento de calidad y así les ayudamos.

En resumen: AQuA sirve tanto para un conjunto de empresas jurídicas, como para una empresa de tubos. Sirve para un departamento de recursos humanos, como para un gerente o gestionar toda la documentación de una empresa.

Si te gusta lo que lees, cuéntanos. Estamos aquí para darte opciones. 

¿Qué es un ECM?

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Enterprise Content Management o Gestión de Contenido Empresarial es un enfoque para administrar el contenido de una organización a lo largo de su vida. Permite que la información , incluído documentos de Word, PDF, correos electrónicos e imágenes escaneadas, se almacene de forma segura y se haga accesible a las personas adecuadas en el momento adecuado.

Desde las cadenas de suministro comerciales hasta la gestión de contratos, o los procesos de recursos humanos hasta la administración gubernamental, la fuerza impulsora detrás de la implementación de una solución de ECM es hacer negocios de manera más eficiente y rentable. Al eliminar la dependencia de los documentos en papel y organizar la información de acuerdo con las necesidades comerciales, las organizaciones pueden simplificar y optimizar el trabajo.  Al escuchar a nuestros clientes a lo largo de los años, hemos encontrado objetivos consistentes para implementar ECM. Los clientes suelen confiar en ECM para:

  • Eliminar la dependencia del papel y agilice los procesos comerciales.
  • Impulsar un mejor servicio al cliente y aumente la productividad.
  • Reducir el riesgo organizacional.

Las soluciones de ECM líderes, incluido AQuA, logran estos objetivos y más. Varios elementos clave:

1.- Tratamiento de documentos digitales

La gestión del contenido de una organización comienza con la captura e importación de información en un repositorio digital seguro. Puede ser cualquier tipo de documento creado, capturado, almacenado, compartido o archivado. Tales como factura de proveedores, contratos, correspondencia, análisis de calidad, etc..

AQuA dispone de inbox o buzones inteligente mediante los cuales arrastras a ellos los documentos y dichos documentos se organizan según su contenido, creando estructura de carpetas automatizadas según los criterios que marquemos.

2.- Almacenar toda la documentación en un repositorio digital

Con sistemas de ECM robustos , las organizaciones pueden almacenar fácilmente cualquier documento crítico para el negocio en un repositorio digital, lo que permite a los usuarios:

  • Ver o realizar ediciones (según los derechos de acceso) a cualquier documento en el repositorio.
  • Ver metadatos o propiedades del documento.
  • Organizar documentos dentro de una estructura de carpetas flexible.

AQuA dispone del uso de plantillas inteligentes de formas que el usuario crea una estructura de carpetas que podrá reutilizar de forma recurrente con un par de clicks ahorrando tiempo y siendo más eficientes durante el proceso organizativo.

3.- Recuperar documentos, independientemente del dispositivo o la ubicación

Una vez que los documentos de una organización se hayan almacenado de forma segura, puede:

  • Encontrar cualquier documento mediante la búsqueda de texto completo.
  • Identificar palabras o frases específicas dentro del texto del documento, propiedades, anotaciones y nombres de entrada.
  • Utilizar las opciones de búsqueda preestablecidas para buscar por fecha de creación del documento, los nombres de los usuarios que sacaron documentos y otras propiedades.

AQuA ayuda a eliminar el tiempo dedicado a la búsqueda de información, lo que permite a los empleados responder a las solicitudes de información de clientes, ciudadanos y auditores de forma inmediata. Más que eso, el personal tiene acceso instantáneo a la información necesaria para tomar mejores decisiones sobre los problemas que afectan los resultados de su organización.

4.- Automatizar los procesos basados en documentos

La automatización ayuda a las organizaciones a eliminar las tareas manuales, incluidas las fotocopias, la entrega en mano y la repetición de arrastrar y soltar, para lograr mejores resultados con menos recursos. 

AQuA dispone de funciones de automatización digital que pueden:

  • Ofrecer los documentos automáticamente a las personas adecuadas en el momento adecuado.
  • Avisar a los miembros del personal cuando los documentos requieran su atención.
  • Reconocer errores antes de que se pueda realizar cualquier trabajo extraño.

Por ejemplo, las órdenes de compra deben estar firmadas, los registros deben archivarse y las solicitudes de vacaciones de los empleados deben aprobarse o rechazarse. La automatización mueve estos documentos a través de los pasos necesarios de revisión y aprobación, en el orden especificado. El resultado final son procesos más rentables, optimizados y sin errores.

5.- Seguridad con la finalidad de reducir el riesgo

Las organizaciones utilizan cada vez más los sistemas ECM para optimizar las prácticas de gestión de registros y protegerse contra los riesgos. Un sistema de administración de contenido empresarial debe proporcionar configuraciones de seguridad personalizables para permitir que las organizaciones protejan la información contra el acceso o la modificación no autorizados.

  • Restringir el acceso a carpetas, documentos, campos, anotaciones y otras propiedades de documentos granulares según sea necesario.
  • Supervisar el inicio y cierre de sesión del sistema, la creación y destrucción de documentos, los cambios de contraseña y más.
  • Proteger los metadatos confidenciales controlando el acceso a la información hasta carpetas, plantillas y campos individuales.

AQuA permite que los departamentos de línea de negocios administren el acceso de los usuarios de forma independiente, lo que significa que la información sensible de recursos humanos permanece dentro del departamento de recursos humanos, mientras que la información financiera privada permanece dentro del departamento de finanzas, incluso si la información se almacena en el mismo repositorio.

AQuA además de incluir estos puntos, brinda una solución ECM completa, lo que ayuda a su organización a mejorar drásticamente los procesos diarios:

¿Dudas? ¿Quieres ver AQuA en acción? No lo dudes más y solicite una demostración totalmente gratuita aquí.

Implantación de gestión documental en tu empresa

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Tiempo de preparación: dependiendo de las necesidades de tu negocio. Lo recomendable será realizar una auditoría previa para identificar qué procesos necesitan ser adaptados en tu empresa.

Ingredientes:

  • Procesos a automatizar: una vez identificados, tendremos que configurar nuestra herramientas para intentar ser lo más eficientes posible.
  • Herramienta de gestión documental: su objetivo será facilitar a nuestros empleados sus trabajos diarios relacionados con documentación.
  • Usuarios: es recomendable tener la opinión de algunos trabajadores para validar que, efectivamente, la herramienta es sencilla , o es necesaria la realización de algún curso para su uso.
  • Conexión con otros sistemas: en caso de poseer la empresa terceras aplicaciones que deban interactuar, se tendrá que valorar y proceder.

Opcional: 

  • Consultor: nos facilitará la realización del análisis previo donde se identificarán los cambios que debemos realizar para una correcta implantación.
  • Metodología para la implantación: nos facilitará la transición hacia la nueva forma de trabajar.

Receta secreta para una implantación “con fundamento” en tu empresa:

  1. Entender qué necesita: el objetivo de este primer paso será identificar cuáles son las necesidades y procesos que deberemos abarcar en los siguientes pasos. El análisis se debe centrar en automatizar y simplificar los procesos diarios de tu empresa. Es recomendable, aunque no indispensable, contratar a un consultor especializado en gestión documental que te ayude con esta tarea. 
  2. Realiza un listado de necesidades: una vez finalizado el primer paso, realiza una lista con todo lo que se ha identificado. Esto nos servirá en el siguiente paso.
  3. Averigua cuál es la herramienta apropiada: para ello deberemos cotejar nuestras necesidades (listado sacado del análisis) y ver qué nos ofrecen los programas de gestión documental. Es difícil que puedas complir todas con un solo producto, pero es cierto que hay algunos programas que te permiten adaptarlos a tus necesidades. 
  4. Integración con otras apps corporativas: muchas veces en nuestra empresa estamos usando email, ERP u otro tipo de aplicaciones. Es muy interesante que la herramienta que escojamos disponga de soluciones sencillas para facilitar esas conexiones con nuestras herramientas habituales de trabajo.
  5. Invierte el tiempo que necesites en los pasos previos: será necesario emplear el tiempo que necesitemos ya que será la base de nuestra implantación. Un consultor especializado podría acotar las opciones.
  6. Usuarios: una vez tengas el programa, necesitarás ver si tus empleados se encuentran cómodos con él. En el caso de que se detecte la falta de manejo o dificultad en la realización de tareas diarias, será necesario programar una formación a medida. Este paso es muy interesante si queremos ahorrarnos tiempo en el futuro. Es necesario que tus empleados estén involucrados en este proceso ya que, al final, serán los encargados de darle uso.
  7. Metodologías de la implantación: a tus usuarios les va a costar afrontar un cambio tan grande: abandonar la antigua forma de trabajar por una más moderna y eficiente puede ser difícil. Para esto es recomendable el uso de una metodología que introduzca y facilite la implantación de la nueva forma de trabajo gradualmente: aquí dependerá de si ya se tiene implantada una en la empresa o no. Como recomendaciones se podría utilizar Scrum, Agile, o Waterfall. Si no se utiliza ninguna es recomendable contratar a un coach para que nos ayude en este proceso.

La recomendación del chef:

  • La comunicación es vital en todo el proceso: involucrar al usuario es clave para ahorrar tiempo (y dinero).
  • Contratar a un consultor a tiempo nos evitará quebraderos de cabezas innecesarios (y a su vez ahorraremos tiempo y dinero).

En resumen: estudiar las necesidades de tu empresa. Hablar con tus empleados. Hacer una implantación gradual y conseguir una implantación de gestión documental eficiente y real en tu empresa.

Conectando datos

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Una de las ventajas que tiene AQuA es que puedes asociar datos externos sobre documentos.

Imagina que tienes una base de datos de empleados y departamentos y quieres que, dependiendo del archivo, tenga asociado tanto los empleados como los departamentos que tienen relación con ese documento.

AQuA une esa información que tienes «externa» por cada documento que necesites. Veamos cómo funciona:

Lo bueno:

  • Puedes buscar por esos datos
  • Tendrás siempre asociado ese documento a los datos que necesites aunque los tengas «fuera» de AQuA
  • Enriquece el contenido que tengas en AQuA con datos de otras apps

Lo mejor:

  • Se puede conectar con cualquier herramienta que tenga servicio Rest: un fichero de texto plano, ActiveMQ, otras aplicaciones, base de datos, etc..
  • Facilita la integración con otros sistemas corporativos

De esta forma conseguimos conectar AQuA con datos que tengamos almacenados en otras apps de le empresa.

Si te gusta lo que lees no lo dudes ¡y contactanos!

Problemas de compartir fichero

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Esto pasa mucho.

Vas a editar un fichero y alguien lo tiene abierto. Y te toca esperar o luchar.

Es como cuando dos hermanos se pelean por el mismo juguete. Los dos lo quieren. Los dos lo necesitan. Pero solo uno lo puede tener a cada momento.

Así que toca esperar a que el compañero acabe. O hacer los cambios deprisa porque tu compañero te acucia.

¿Y si cada uno pudiera acceder al mismo documento sin crear un conflicto? ¿Y si dos personas o más pudieran editar, a la misma vez, un mismo documento sin problemas de versionado y sin perder ninguna modificación?

Desde luego, te ahorrarías un montón de disgustos. Y de horas de trabajo poco eficiente.

No podemos clonar los juguetes favoritos de tus hijos para que dejen de pelearse por ellos, pero podemos ofrecerte una forma de compartir y editar ficheros en tu empresa de forma fácil y segura.

Con AQuA puedes editar documentos con Office incluso si dos personas abren el documento a la vez.

Si quieres saber más sobre cómo puedes ahorrar tiempo a la hora de editar documentos colaborativos en tu empresa,no lo dudes y contactanos.

Nos pondremos en contacto contigo para organizar una demo para que veas cómo AQuA puede ahorrarte tiempo, dinero y disgustos. Que pases un gran día.