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BPM & ECM Suite

Gestión Documental

Organización y clasificación de documentos

septiembre 18, 2023 by Cristina Martín Dejar un comentario

Appalachian es una empresa multinacional que quiere cuidar a sus empleados otorgándoles una serie de actividades para el ocio. Entre ellas está darle acceso a una biblioteca de clásicos de la literatura que pueden leer en su propio portal durante las pausas del trabajo y los ratos libres.

Para ello, han comprado un paquete de obras de la literatura española  y quieren volcarlas a su portal.

Sólo hay un problema: las obras no están ordenadas y son una serie de pdfs con nombres genéricos.

En los viejos tiempos subir esta colección implicaría que un empleado pasase una semana abriendo cada pdf, renombrándolo, creando una carpeta para ordenarlo por autor y organizando los pdfs en sus carpeta correspondientes.

Por suerte Appalachian usa AQuA. El encargado de la biblioteca tan sólo tiene que arrastrar los archivos al buzón de la biblioteca e irse a por un café. Nuestra clasificación mágica hace el resto. 

Y por si fuera poco nuestro sistema de búsqueda permitirá encontrar cualquier libro sin tener que buscar carpeta a carpeta ¿empezaste un libro y solo recuerdas el nombre del perro del protagonista? introdúcelo en nuestro buscador y lo encontraremos rápidamente.

No tengas una empresa anclada en el pasado. Súmate al cambio, contáctanos y te enseñamos AQuA aplicado a lo que necesitas. Déjanos ayudarte a ahorrar tiempo y dinero.

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Caso de las nóminas

mayo 20, 2022 by Cristina Martín

¿Cuánto tiempo dedica tu equipo de RRHH a gestionar las nóminas?

Confused Threes Company GIF by MOODMAN

Ya sabes:

  • Enviar la nómina a cada empleado.
  • Hacer que el empleado la descargue.
  • La imprima.
  • La firme.
  • La escanee.
  • La mande de vuelta firmada.
  • Y almacenar la copia firmada donde corresponda.

Esto es dinero que pierde tu empresa cada mes.

Porque es una tarea que es perfectamente automatizable.

Tiempo que podría usarse a tareas más productivas como buscar al próximo fichaje o mejorar tu cultura de empresa.

Sin embargo, ahí están, perdiendo tiempo en una tarea que puedes delegar en un sistema que simplifica el proceso al máximo.

¿Cómo?

Cogiendo todas las nóminas, dejándolas en una carpeta.

Punto.

Y, antes de que te levantes de la silla, todo está en su sitio, asignado a la persona correspondiente…

… Y cada empleado recibe una notificación y puede firmar  desde su móvil, tablet o PC.

Y todo queda bien registrado en tu sistema.

Esto, repetido mes a mes, suponen miles de euros de ahorro al año.

Veamos en acción:

Sabiendo que existe esta utilidad ¿por qué no dar el salto y probar? ¡Empieza a ahorrar dinero en tu empresa!

Si quieres saber más sobre cómo puedes optimizar tus #ProcesosDocumentales sin pagar de más, no lo dudes y contáctanos.

Nos pondremos en contacto contigo para organizar una demo para que veas cómo AQuA puede ahorrarte miles de euros al año.

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Razones para usar firma digital

abril 22, 2022 by Cristina Martín

¿Qué son las firmas electrónicas o digitales? Se trata de una firma en formato digital recogida desde una plataforma digital o aplicación específica preparada para ello. Dicha plataforma debe seguir unas normativas y directrices para asegurar su legalidad de la firma en el país desde dónde se emita: permite enviar documentos importantes a cualquier persona en el mundo utilizando un ordenador, tablet o un smartphone. Una vez recibido, el destinatario puede escribir o dibujar su firma, aceptar los términos y enviarlo de vuelta en menos de un minuto.

Si valoramos el coste del proceso que conlleva una firma tradicional conlleva mucho tiempo y dinero: las pilas de papel deben imprimirse, copiarse, distribuirse y almacenarse para su custodia.

Con las firmas electrónicas, no hay razón para que las empresas deban perder un tiempo y dinero valiosos recopilando firmas físicas: las firmas electrónicas simplifican el proceso de principio a fin, sin sacrificar la seguridad ni la validez. 

¿Por qué utilizar firmas electrónicas? Lo primero y más evidente: decir adiós al papel y al archivador. Las firmas electrónicas facilitarán el proceso de firma de cualquier documento y mantendrán todo seguro y protegido. Al proporcionar tiempos de entrega más rápidos en las tareas administrativas, las firmas electrónicas ahorran tiempo para las cosas que realmente importan en tu negocio. 

Razones por las que debes usar la firma electrónica en tu negocio:

  • Velocidad
  • Eficiencia
  • Vinculante y seguro
  • Validez jurídica
  • Almacenamiento y organización
  • Proteger documentos importantes
  • Reducir costos

¿Todavía tienes dudas? En este vídeo te mostramos lo sencillo que resulta hacerlo en AQuA:

Si quieres saber más sobre cómo funciona, qué coste tiene implantarlo, etc.. ¡No lo dudes y contáctanos!

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¿Qué es un ECM?

marzo 18, 2022 by Cristina Martín

Enterprise Content Management o Gestión de Contenido Empresarial es un enfoque para administrar el contenido de una organización a lo largo de su vida. Permite que la información , incluído documentos de Word, PDF, correos electrónicos e imágenes escaneadas, se almacene de forma segura y se haga accesible a las personas adecuadas en el momento adecuado.

Desde las cadenas de suministro comerciales hasta la gestión de contratos, o los procesos de recursos humanos hasta la administración gubernamental, la fuerza impulsora detrás de la implementación de una solución de ECM es hacer negocios de manera más eficiente y rentable. Al eliminar la dependencia de los documentos en papel y organizar la información de acuerdo con las necesidades comerciales, las organizaciones pueden simplificar y optimizar el trabajo.  Al escuchar a nuestros clientes a lo largo de los años, hemos encontrado objetivos consistentes para implementar ECM. Los clientes suelen confiar en ECM para:

  • Eliminar la dependencia del papel y agilice los procesos comerciales.
  • Impulsar un mejor servicio al cliente y aumente la productividad.
  • Reducir el riesgo organizacional.

Las soluciones de ECM líderes, incluido AQuA, logran estos objetivos y más. Varios elementos clave:

1.- Tratamiento de documentos digitales

La gestión del contenido de una organización comienza con la captura e importación de información en un repositorio digital seguro. Puede ser cualquier tipo de documento creado, capturado, almacenado, compartido o archivado. Tales como factura de proveedores, contratos, correspondencia, análisis de calidad, etc..

AQuA dispone de inbox o buzones inteligente mediante los cuales arrastras a ellos los documentos y dichos documentos se organizan según su contenido, creando estructura de carpetas automatizadas según los criterios que marquemos.

2.- Almacenar toda la documentación en un repositorio digital

Con sistemas de ECM robustos , las organizaciones pueden almacenar fácilmente cualquier documento crítico para el negocio en un repositorio digital, lo que permite a los usuarios:

  • Ver o realizar ediciones (según los derechos de acceso) a cualquier documento en el repositorio.
  • Ver metadatos o propiedades del documento.
  • Organizar documentos dentro de una estructura de carpetas flexible.

AQuA dispone del uso de plantillas inteligentes de formas que el usuario crea una estructura de carpetas que podrá reutilizar de forma recurrente con un par de clicks ahorrando tiempo y siendo más eficientes durante el proceso organizativo.

3.- Recuperar documentos, independientemente del dispositivo o la ubicación

Una vez que los documentos de una organización se hayan almacenado de forma segura, puede:

  • Encontrar cualquier documento mediante la búsqueda de texto completo.
  • Identificar palabras o frases específicas dentro del texto del documento, propiedades, anotaciones y nombres de entrada.
  • Utilizar las opciones de búsqueda preestablecidas para buscar por fecha de creación del documento, los nombres de los usuarios que sacaron documentos y otras propiedades.

AQuA ayuda a eliminar el tiempo dedicado a la búsqueda de información, lo que permite a los empleados responder a las solicitudes de información de clientes, ciudadanos y auditores de forma inmediata. Más que eso, el personal tiene acceso instantáneo a la información necesaria para tomar mejores decisiones sobre los problemas que afectan los resultados de su organización.

4.- Automatizar los procesos basados en documentos

La automatización ayuda a las organizaciones a eliminar las tareas manuales, incluidas las fotocopias, la entrega en mano y la repetición de arrastrar y soltar, para lograr mejores resultados con menos recursos. 

AQuA dispone de funciones de automatización digital que pueden:

  • Ofrecer los documentos automáticamente a las personas adecuadas en el momento adecuado.
  • Avisar a los miembros del personal cuando los documentos requieran su atención.
  • Reconocer errores antes de que se pueda realizar cualquier trabajo extraño.

Por ejemplo, las órdenes de compra deben estar firmadas, los registros deben archivarse y las solicitudes de vacaciones de los empleados deben aprobarse o rechazarse. La automatización mueve estos documentos a través de los pasos necesarios de revisión y aprobación, en el orden especificado. El resultado final son procesos más rentables, optimizados y sin errores.

5.- Seguridad con la finalidad de reducir el riesgo

Las organizaciones utilizan cada vez más los sistemas ECM para optimizar las prácticas de gestión de registros y protegerse contra los riesgos. Un sistema de administración de contenido empresarial debe proporcionar configuraciones de seguridad personalizables para permitir que las organizaciones protejan la información contra el acceso o la modificación no autorizados.

  • Restringir el acceso a carpetas, documentos, campos, anotaciones y otras propiedades de documentos granulares según sea necesario.
  • Supervisar el inicio y cierre de sesión del sistema, la creación y destrucción de documentos, los cambios de contraseña y más.
  • Proteger los metadatos confidenciales controlando el acceso a la información hasta carpetas, plantillas y campos individuales.

AQuA permite que los departamentos de línea de negocios administren el acceso de los usuarios de forma independiente, lo que significa que la información sensible de recursos humanos permanece dentro del departamento de recursos humanos, mientras que la información financiera privada permanece dentro del departamento de finanzas, incluso si la información se almacena en el mismo repositorio.

AQuA además de incluir estos puntos, brinda una solución ECM completa, lo que ayuda a su organización a mejorar drásticamente los procesos diarios:

¿Dudas? ¿Quieres ver AQuA en acción? No lo dudes más y solicite una demostración totalmente gratuita aquí.

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¿Cómo funciona la firma digital?

febrero 18, 2022 by Cristina Martín

Pongamos que estamos en una agencia de marketing profesional en los años sesenta

¿Cuánto tiempo dirías que se perdía en quedar con clientes para firmar un acuerdo de campaña?

¿Una día completo a la semana de reuniones?

mad men lol GIF

¿Y en 2021?

Si le hubiéramos preguntado a Don Draper, seguro que no lo hubiera creído en los años sesenta pero hoy en día gracias a los avances y la tecnología podemos realizar firmas rápidamente y de forma segura (acorde con normativa EIDAS) desde cualquier dispositivo (móvil, tablet o PC).

¿Cómo funciona?

  • Toma un documento.
  • Inicia la firma en ese documento.
  • Rellena los datos relacionado con el destinatario: Nombre y apellidos. Email donde recibirá el documento a firmar. Contenido del email que recibirá. Tipo de firma que deberá realizar: si es biométrica o con certificado digital y elegir la posición de la firma sobre el documento.
  • ¡Listo!

Veamos un ejemplo:

Lo bueno es que puedes mandarle a tus clientes o proveedores los documentos que deban firmar y podrán hacerlo cómodamente desde donde estén y cuando mejor les venga: organiza tu trabajo y optimiza tu tiempo. La tecnología debe ayudarte en tu día a día.

Si estás pensando en dar el salto a la #TransformaciónDigital ¡este es el momento!

Contactanos y estaremos encantados de poder asesorarte.

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Revisión de documentos

enero 21, 2022 by Cristina Martín

Seguro que en más de una ocasión has tenido que intercambiar documentos con otros compañeros, o que tu superior deba revisar un documento en el que has estado trabajando duro.

Es algo corriente. Una tarea de nuestro día a día.

Season 6 Yes GIF by Friends

¿Sabes que es probable que se olvide y al final tengas que estar detrás de esa persona para que lo revise?

Olvida de trabajar sobre papel y dejarlo encima de su mesa.

Con AQuA será tan sencillo como arrastrar el documento y que le llegue una tarea a tu superior para que la complete cuando pueda y según sus prioridades.

Veamos cómo funciona:

Además con esta utilidad podremos ahorrar tiempo y dinero. Veamos un ejemplo en un departamento de Calidad:

Como comprobarás es tan sencillo como arrastrar y que llegue la notificación a tu superior.

100% seguro y online.

¿Piensas en la #TransformaciónDigital como siguiente paso para tu empresa? ¡No lo dudes y contactanos! Estaremos encantados de poder asesorarte.

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