Gestión Documental

Enterprise Content Management o Gestión de Contenido Empresarial es un enfoque para administrar el contenido de una organización a lo largo de su vida. Permite que la información , incluído documentos de Word, PDF, correos electrónicos e imágenes escaneadas, se almacene de forma segura y se haga accesible a las personas adecuadas en el momento adecuado.

Desde las cadenas de suministro comerciales hasta la gestión de contratos, o los procesos de recursos humanos hasta la administración gubernamental, la fuerza impulsora detrás de la implementación de una solución de ECM es hacer negocios de manera más eficiente y rentable. Al eliminar la dependencia de los documentos en papel y organizar la información de acuerdo con las necesidades comerciales, las organizaciones pueden simplificar y optimizar el trabajo.  Al escuchar a nuestros clientes a lo largo de los años, hemos encontrado objetivos consistentes para implementar ECM. Los clientes suelen confiar en ECM para:

• Eliminar la dependencia del papel y agilice los procesos comerciales.
• Impulsar un mejor servicio al cliente y aumente la productividad.
• Reducir el riesgo organizacional.

Las soluciones de ECM líderes, incluido AQuA, logran estos objetivos y más. Varios elementos clave:

1.- Tratamiento de documentos digitales

La gestión del contenido de una organización comienza con la captura e importación de información en un repositorio digital seguro. Puede ser cualquier tipo de documento creado, capturado, almacenado, compartido o archivado. Tales como factura de proveedores, contratos, correspondencia, análisis de calidad, etc..

AQuA dispone de inbox o buzones inteligente mediante los cuales arrastras a ellos los documentos y dichos documentos se organizan según su contenido, creando estructura de carpetas automatizadas según los criterios que marquemos.

2.- Almacenar toda la documentación en un repositorio digital

Con sistemas de ECM robustos , las organizaciones pueden almacenar fácilmente cualquier documento crítico para el negocio en un repositorio digital, lo que permite a los usuarios:

• Ver o realizar ediciones (según los derechos de acceso) a cualquier documento en el repositorio.
• Ver metadatos o propiedades del documento.
• Organizar documentos dentro de una estructura de carpetas flexible.

AQuA dispone del uso de plantillas inteligentes de formas que el usuario crea una estructura de carpetas que podrá reutilizar de forma recurrente con un par de clicks ahorrando tiempo y siendo más eficientes durante el proceso organizativo.

3.- Recuperar documentos, independientemente del dispositivo o la ubicación

Una vez que los documentos de una organización se hayan almacenado de forma segura, puede:

• Encontrar cualquier documento mediante la búsqueda de texto completo.
• Identificar palabras o frases específicas dentro del texto del documento, propiedades, anotaciones y nombres de entrada.
• Utilizar las opciones de búsqueda preestablecidas para buscar por fecha de creación del documento, los nombres de los usuarios que sacaron documentos y otras propiedades.

AQuA ayuda a eliminar el tiempo dedicado a la búsqueda de información, lo que permite a los empleados responder a las solicitudes de información de clientes, ciudadanos y auditores de forma inmediata. Más que eso, el personal tiene acceso instantáneo a la información necesaria para tomar mejores decisiones sobre los problemas que afectan los resultados de su organización.

4.- Automatizar los procesos basados en documentos

La automatización ayuda a las organizaciones a eliminar las tareas manuales, incluidas las fotocopias, la entrega en mano y la repetición de arrastrar y soltar, para lograr mejores resultados con menos recursos. 

AQuA dispone de funciones de automatización digital que pueden:

• Ofrecer los documentos automáticamente a las personas adecuadas en el momento adecuado.
• Avisar a los miembros del personal cuando los documentos requieran su atención.
• Reconocer errores antes de que se pueda realizar cualquier trabajo extraño.

Por ejemplo, las órdenes de compra deben estar firmadas, los registros deben archivarse y las solicitudes de vacaciones de los empleados deben aprobarse o rechazarse. La automatización mueve estos documentos a través de los pasos necesarios de revisión y aprobación, en el orden especificado. El resultado final son procesos más rentables, optimizados y sin errores.

5.- Seguridad con la finalidad de reducir el riesgo

Las organizaciones utilizan cada vez más los sistemas ECM para optimizar las prácticas de gestión de registros y protegerse contra los riesgos. Un sistema de administración de contenido empresarial debe proporcionar configuraciones de seguridad personalizables para permitir que las organizaciones protejan la información contra el acceso o la modificación no autorizados.

• Restringir el acceso a carpetas, documentos, campos, anotaciones y otras propiedades de documentos granulares según sea necesario.
• Supervisar el inicio y cierre de sesión del sistema, la creación y destrucción de documentos, los cambios de contraseña y más.
• Proteger los metadatos confidenciales controlando el acceso a la información hasta carpetas, plantillas y campos individuales.

AQuA permite que los departamentos de línea de negocios administren el acceso de los usuarios de forma independiente, lo que significa que la información sensible de recursos humanos permanece dentro del departamento de recursos humanos, mientras que la información financiera privada permanece dentro del departamento de finanzas, incluso si la información se almacena en el mismo repositorio.

AQuA además de incluir estos puntos, brinda una solución ECM completa, lo que ayuda a su organización a mejorar drásticamente los procesos diarios:

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