AQuA

BPM & ECM Suite

Gestión Documental

Optimización trabajo diario

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Una de las fases más interesantes – e importantes – de la #TransformaciónDigital en una empresa es la automatización del trabajo que realizamos día a día con documentos.

En nuestra experiencia, lo primero que deberías hacer es elaborar un listado del trabajo con documentos que se realiza en tu empresa diariamente. Con este ejercicio obtendremos posibles tareas a automatizar.

AQuA dispone de tareas comunes como la creación, aprobación o revisión de documentos entre colegas o distinto departamentos.

¿Cómo funciona? En AQuA configuramos una carpeta, cuando el usuario – con permisos otorgados para ello – arrastre un documento a ella se creará una tarea: dicha tarea podrá ser asignada a un compañero y además podremos hacer seguimiento de la misma en la sección correspondiente en el menú de la izquierda.

Vista de mis tareas asignadas

Echemos un vistazo:

Evidentemente AQuA dispone de tareas ya predefinidas, pero ¿y si necesitas una tarea personalizada y adaptada a las necesidades de tu empresa?

¡No hay problema!

Cuéntanos qué necesitas y te la desarrollamos a medida.

AQuA es 100% flexible.

¿Te gusta lo que lees? Anímate y contáctanos. Estaremos encantados de poder asesorarte.

Problemas de compartir fichero

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Esto pasa mucho.

Vas a editar un fichero y alguien lo tiene abierto. Y te toca esperar o luchar.

Es como cuando dos hermanos se pelean por el mismo juguete. Los dos lo quieren. Los dos lo necesitan. Pero solo uno lo puede tener a cada momento.

Así que toca esperar a que el compañero acabe. O hacer los cambios deprisa porque tu compañero te acucia.

¿Y si cada uno pudiera acceder al mismo documento sin crear un conflicto? ¿Y si dos personas o más pudieran editar, a la misma vez, un mismo documento sin problemas de versionado y sin perder ninguna modificación?

Desde luego, te ahorrarías un montón de disgustos. Y de horas de trabajo poco eficiente.

No podemos clonar los juguetes favoritos de tus hijos para que dejen de pelearse por ellos, pero podemos ofrecerte una forma de compartir y editar ficheros en tu empresa de forma fácil y segura.

Con AQuA puedes editar documentos con Office incluso si dos personas abren el documento a la vez.

Si quieres saber más sobre cómo puedes ahorrar tiempo a la hora de editar documentos colaborativos en tu empresa,no lo dudes y contactanos.

Nos pondremos en contacto contigo para organizar una demo para que veas cómo AQuA puede ahorrarte tiempo, dinero y disgustos. Que pases un gran día.

Editando de forma sencilla

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Un día más en la oficina en la que tienes que gestionar documentos: buscar en la pila de papeles, ir a la mesa de los compañeros para que cada uno lo complete con sus datos personales, escanearlo, subirlo al ordenador y, finalmente guardarlo, en un archivador durante cinco años.

¡Pero qué soporífero puede llegar a ser nuestro día a día!

Season 4 Hello GIF by The Office

¿Te imaginas poder hacer todo esto con un mismo programa?

Los compañeros pueden editar online sus documentos de forma rápida, sencilla y sin tener que descargar nada en su ordenador, imprimir o escanear.

¡Parece ciencia ficción! ¡Pero con AQuA, tu gestor documental a medida, se puede!

Season 9 Yes GIF by The Office

Veamos un ejemplo:

  • Cristina Martín comparte con su colega Lara Rodriguez un espacio, en él arrastra un documento que debe revisar Lara.
  • Cristina ve en tiempo real lo que modifica Lara y confirma que los cambios que ha efectuado son correctos.
  • Cristina confirma la creación de una nueva versión con las modificaciones de Lara.
  • Como ya ha terminado la colaboración, Cristina cierra el espacio compartido, verifica que el documento está ubicado en su carpeta dentro de «Ficheros Personales» con los cambios de Lara.

Lo bueno es que al ser 100% online no hace falta guardar el documento. Cuando cierras la pestaña del navegador automáticamente guarda tus cambios creando una nueva versión del documento, manteniendo así todo el historial en un mismo archivo.

Lo mejor: que puedas colaborar con otra persona a la vez y veas sus cambios en vivo y directo:

Animated GIF

Pero claro, podrás pensar que con un documento sencillo es normal que todo vaya bien… Pero qué ocurre ¿con los excel que tienen fórmulas o tablas ininterminable de datos?

Season 6 Nbc GIF by The Office

¡No hay problema! ¡AQuA puede con ello! Veamos cómo funciona:

En resumen:

Compatibilidad con documentos complejos tanto en la previsualización como en la edición. Además una de las ventajas de tener un editor en la nube es que nos ahorra el tener que descargarnos el documento en el ordenador, pagar una licencia para poder editarlo con el programa adecuado y volver a subirlo… Así todo el proceso queda y se mantiene 100% online.

AQuA además te ofrece aún más capacidades para que combinandolas entre ellas ahorres, aún más, tiempo en tu trabajo diario:

  • Flujos de trabajo: tareas de revisión y aprobación entre otras opciones.
  • OCR: arrastra un conjunto de documentos y que se distribuyan y clasifiquen automáticamente según tus criterios. Búscalos por cualquier término.
  • Firma digital cumpliendo normativa europea eIDAS: firma biométrica, con certificado digital o OTP.
  • Editor de documentos online: olvídate descargar el documentos en local y edita directamente en tu explorador.
  • Espacios compartidos: comparte con compañeros espacios y empezad a colaborar.
  • Conexión con otras aplicaciones corporativas.
  • ¡Mucho más!

Recuerda: AQuA es tu gestor documental 100% a medida. Si te gusta lo que ves no lo dudes y contáctanos, estaremos encantados de asesorarte y compartir nuestra experiencia contigo.

Firma de contrato

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Muchas empresas necesitan firmar cientos de contratos al mes.

Acuerdos de compraventa, contratos mercantiles, de alquiler, documentos oficiales… La lista es muy larga.

Y el tiempo que lleva firmar cada uno también. Más del que parece.

Porque para firmar un contrato de alquiler en una inmobiliaria, por ejemplo, tienes que juntar físicamente a arrendador y arrendatario para que lean, revisen y firmen.

¿Y si esto mismo pudieran hacerlo a través de sus móviles?

Pues resulta que con AQuA es posible:

Puedes enviar el documento a cada una de las partes. Entonces reciben una notificación en su móvil y pueden leerlo y firmarlo tranquilamente desde la pantalla. Y cuando terminan, te llega a ti de vuelta con una firma perfectamente legal y válida.

Quizá para la firma de un único documento no te parezca muy impresionante, pero si en tu empresa se firman decenas de contratos o acuerdos a la semana, el tiempo, dinero y papel que te ahorras comienza a ser importante.

Si quieres saber más sobre cómo puedes optimizar los #ProcesosDocumentales de tu empresa, no lo dudes y contactanos.

Nos pondremos en contacto contigo para organizar una demo para que veas cómo AQuA puede ahorrarte tiempo, dinero y quebraderos de cabeza.

Que pases un gran día.