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Organización y clasificación de documentos

septiembre 18, 2023 by Cristina Martín Dejar un comentario

Appalachian es una empresa multinacional que quiere cuidar a sus empleados otorgándoles una serie de actividades para el ocio. Entre ellas está darle acceso a una biblioteca de clásicos de la literatura que pueden leer en su propio portal durante las pausas del trabajo y los ratos libres.

Para ello, han comprado un paquete de obras de la literatura española  y quieren volcarlas a su portal.

Sólo hay un problema: las obras no están ordenadas y son una serie de pdfs con nombres genéricos.

En los viejos tiempos subir esta colección implicaría que un empleado pasase una semana abriendo cada pdf, renombrándolo, creando una carpeta para ordenarlo por autor y organizando los pdfs en sus carpeta correspondientes.

Por suerte Appalachian usa AQuA. El encargado de la biblioteca tan sólo tiene que arrastrar los archivos al buzón de la biblioteca e irse a por un café. Nuestra clasificación mágica hace el resto. 

Y por si fuera poco nuestro sistema de búsqueda permitirá encontrar cualquier libro sin tener que buscar carpeta a carpeta ¿empezaste un libro y solo recuerdas el nombre del perro del protagonista? introdúcelo en nuestro buscador y lo encontraremos rápidamente.

No tengas una empresa anclada en el pasado. Súmate al cambio, contáctanos y te enseñamos AQuA aplicado a lo que necesitas. Déjanos ayudarte a ahorrar tiempo y dinero.

Archivado en:Buscador, Clasificación, Gestión Documental, Trabajar con documentos Etiquetado con:Gestión Documental, Trabajar con documentos

Clasificación y búsqueda

septiembre 4, 2020 by Cristina Martín

Hoy os queremos hablar de uno de los features de AQuA: El Autoclasificador de documentos (da igual que sean nóminas, facturas, tickets ¡o lo que necesite tu empresa!).

¿A quién no le ha ocurrido alguna vez que le han endosado la tediosa tarea de subir un montón de facturas de proveedores e ir, una a una, completando, formulario tras formulario, datos y más datos para poder localizarlas después? Porque, claro, si no se introducen esos datos, después no hay forma de encontrarlas.

Pongamos que usamos Alfresco, rellenando los datos de «Nombre», «Título» y «Descripción». En el nombre vamos a especificar el nombre del proveedor más un número de factura. El título y descripción, según necesitemos buscar por ese contenido. Así que tardamos una media de dos minutos cada una (le damos a editar, completamos los datos y salvamos). Pongamos por un momento que tenemos 30 facturas, por 2 minutos cada una son 60 minutos.

Una hora de trabajo invertido así, en el año 2020, es MUCHÍSIMO TIEMPO.

Vamos a ser aún más concretos todavía. Típico ticket de gasolina del coche de empresa que te sueltan sobre la mesa y que evidentemente tienes que contabilizarlo y justificarlo.

Con AQuA es tan rápido como subir una foto y automáticamente se clasifica:

  • Accedemos a nuestro espacio en AQuA
  • Nos dirigimos a la carpeta donde queremos subir el ticket de gasolina
  • Presionamos en Nuevo > Cargar fichero > Hacer foto o grabar video
  • Hacemos la foto
  • Se sube automáticamente en el espacio en el que estamos
  • Podemos buscar por el importe, por ejemplo
  • Observamos cómo está almacenado todo el contenido del ticket en sus propiedades

Veamoslo en acción:

Gracias a la clasificación al subir un documento automáticamente reconoce el tipo de archivo y extrae todo su contenido. Además, combinando la distribución, podremos indicarle si queremos que se guarde en una carpeta concreta donde estén los tickets.

Si quieres saber más información al respecto contáctanos y te responderemos lo antes posible 😉

Archivado en:Buscador, Clasificación, Gestión Documental, Trabajar con documentos

Gestión de nóminas

septiembre 4, 2020 by Cristina Martín

Como ya os hemos ido adelantando en nuestros artículos previos, uno de los pilares de AQuA es la autoclasificación. En este post veremos un caso relacionado con las nóminas de una empresa y os explicaremos cómo funciona.

Imaginad que pertenecéis al equipo de recursos humanos de una empresa y que, mes a mes, tenéis que almacenar y/o enviar la nómina a cada uno de sus empleados con el objetivo de recibirla firmada por su parte, el cual tendrá que descargar, imprimir, escanear y adjuntar como respuesta con su firma. 

AQuA permite simplificar este proceso al máximo : Arrastra uno o varios PDFs al Inbox y, antes del tiempo de levantarte de la silla, todo estará en su sitio, asignado a la persona correspondiente quien podrá llevar a cabo el proceso de firma desde su móvil, tablet o PC. 

Veamos en detalle cómo funciona:

  • La primera vez que lo vayamos a utilizar tenemos que especificar cómo queremos que se clasifique. En nuestro caso le diremos que, de cada nómina que vaya a procesar, extraiga los datos de DNI, fecha de la nómina y año (personalizable).
  • Con estos datos se creará en AQuA la siguiente estructura de carpetas: Nominas > AÑO > MES > DNI del empleado (personalizable). Así cuando se procese, por ejemplo una nómina de enero del presente año del empleado cuyo DNI es 12345678A, se generará la estructura de carpetas necesarias y se colocará ahí la nómina en cuestión: 2020 > 01 > 12345678A > Nomina_Enero_2020.pdf
  • En AQuA tendremos disponible una carpeta llamada INBOX donde ocurrirá la magia.
  • Podremos arrastrar todos los archivos individuales de nóminas a la carpeta INBOX o incluso un único archivo con un grupo de nóminas que luego AQuA procesa para su distribución.

Clasificador en acción

Caso 1: Recursos humanos tiene un único archivo pdf con 30 nóminas

¿Qué vemos?

  1. Arrastramos el archivo PDF a una carpeta.

(Behind the scenes)

  1. Se separan las nóminas automáticamente.
  2. Se lee el contenido de cada una y se almacena en los datos de la nómina (esto hará que la información esté disponible además de hacerlo «buscable»).
  3. Con los datos leídos de cada una, se crea la estructura de carpetas.
  4. Se coloca de forma individual cada nóminas en su carpeta.

Caso 2: Recursos humanos tiene una carpeta con 30 nóminas individuales

¿Qué vemos?

  1. Seleccionamos todos las nóminas de los empleados.

(Behind the scenes)

  1. Arrastramos el conjunto a una carpeta dentro de AQuA.
  2. Se lee el contenido de cada una y lo almacena en los datos de la nómina (esto hará que la información esté disponible además de hacerlo «buscable»).
  3. Con los datos leídos de cada una, se crea la estructura de carpetas.
  4. Se coloca de forma individual cada nóminas en su carpeta.

Juntos es mejor: Exprimiendo el autoclasificador de AQuA

Veamos ahora otros casos de uso y posibilidades que tenemos a la hora de trabajar con AQuA:

  • Autoclasificador combinado con espacios compartidos: Para que uno o varios proveedores nos faciliten sus facturas. Además del INBOX como entrada de archivos, podremos configurar otros puntos por ejemplo combinándolo con un DataRoom para que un colaborador externo nos suba facturas y se clasifique de forma automática.
  • Autoclasificador combinado con firma digital: Siguiendo con el ejemplo de las nóminas, a AQuA podemos decirle que, una vez clasificado por cada emepleado, busque el usuario, por ejemplo, por su DNI, que recupere su email y que le envíe su nómina para que la firme. En todo este proceso, por supuesto, el responsable de recursos humanos estaría al tanto mediante notificaciones y alertas.
  • Trabajando con carpetas Windows Style: ¿Acostumbrado a trabajar con carpetas en tu ordenador? Con AQuA también puedes:
  • Muchas otras opciones que iremos viendo a lo largo de las próximas semanas 😉

Además os recordamos que AQuA se puede configurar para que cumpla tanto normativas ISO como la europea RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).

Si queréis saber más en detalle, no dudéis en contactar con nosotros. ¡Estaremos encantados de atender vuestro caso y compartir nuestra experiencia!

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