Clasificación

Como ya os hemos ido adelantando en nuestros artículos previos, uno de los pilares de AQuA es la autoclasificación. En este post veremos un caso relacionado con las nóminas de una empresa y os explicaremos cómo funciona.

Imaginad que pertenecéis al equipo de recursos humanos de una empresa y que, mes a mes, tenéis que almacenar y/o enviar la nómina a cada uno de sus empleados con el objetivo de recibirla firmada por su parte, el cual tendrá que descargar, imprimir, escanear y adjuntar como respuesta con su firma. 

AQuA permite simplificar este proceso al máximo : Arrastra uno o varios PDFs al Inbox y, antes del tiempo de levantarte de la silla, todo estará en su sitio, asignado a la persona correspondiente quien podrá llevar a cabo el proceso de firma desde su móvil, tablet o PC. 

Veamos en detalle cómo funciona:

• La primera vez que lo vayamos a utilizar tenemos que especificar cómo queremos que se clasifique. En nuestro caso le diremos que, de cada nómina que vaya a procesar, extraiga los datos de DNI, fecha de la nómina y año (personalizable).
• Con estos datos se creará en AQuA la siguiente estructura de carpetas: Nominas > AÑO > MES > DNI del empleado (personalizable). Así cuando se procese, por ejemplo una nómina de enero del presente año del empleado cuyo DNI es 12345678A, se generará la estructura de carpetas necesarias y se colocará ahí la nómina en cuestión: 2020 > 01 > 12345678A > Nomina_Enero_2020.pdf
• En AQuA tendremos disponible una carpeta llamada INBOX donde ocurrirá la magia.
• Podremos arrastrar todos los archivos individuales de nóminas a la carpeta INBOX o incluso un único archivo con un grupo de nóminas que luego AQuA procesa para su distribución.

Clasificador en acción

Caso 1: Recursos humanos tiene un único archivo pdf con 30 nóminas

¿Qué vemos?

1. Arrastramos el archivo PDF a una carpeta.

(Behind the scenes)

1. Se separan las nóminas automáticamente.
2. Se lee el contenido de cada una y se almacena en los datos de la nómina (esto hará que la información esté disponible además de hacerlo «buscable»).
3. Con los datos leídos de cada una, se crea la estructura de carpetas.
4. Se coloca de forma individual cada nóminas en su carpeta.

Caso 2: Recursos humanos tiene una carpeta con 30 nóminas individuales

¿Qué vemos?

1. Seleccionamos todos las nóminas de los empleados.

(Behind the scenes)

1. Arrastramos el conjunto a una carpeta dentro de AQuA.
2. Se lee el contenido de cada una y lo almacena en los datos de la nómina (esto hará que la información esté disponible además de hacerlo «buscable»).
3. Con los datos leídos de cada una, se crea la estructura de carpetas.
4. Se coloca de forma individual cada nóminas en su carpeta.

Juntos es mejor: Exprimiendo el autoclasificador de AQuA

Veamos ahora otros casos de uso y posibilidades que tenemos a la hora de trabajar con AQuA:

• Autoclasificador combinado con espacios compartidos: Para que uno o varios proveedores nos faciliten sus facturas. Además del INBOX como entrada de archivos, podremos configurar otros puntos por ejemplo combinándolo con un DataRoom para que un colaborador externo nos suba facturas y se clasifique de forma automática.
• Autoclasificador combinado con firma digital: Siguiendo con el ejemplo de las nóminas, a AQuA podemos decirle que, una vez clasificado por cada emepleado, busque el usuario, por ejemplo, por su DNI, que recupere su email y que le envíe su nómina para que la firme. En todo este proceso, por supuesto, el responsable de recursos humanos estaría al tanto mediante notificaciones y alertas.
• Trabajando con carpetas Windows Style: ¿Acostumbrado a trabajar con carpetas en tu ordenador? Con AQuA también puedes:

• Muchas otras opciones que iremos viendo a lo largo de las próximas semanas 😉

Además os recordamos que AQuA se puede configurar para que cumpla tanto normativas ISO como la europea RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).

Si queréis saber más en detalle, no dudéis en contactar con nosotros. ¡Estaremos encantados de atender vuestro caso y compartir nuestra experiencia!