Hoy os queremos hablar de uno de los features de AQuA: El Autoclasificador de documentos (da igual que sean nóminas, facturas, tickets ¡o lo que necesite tu empresa!).
¿A quién no le ha ocurrido alguna vez que le han endosado la tediosa tarea de subir un montón de facturas de proveedores e ir, una a una, completando, formulario tras formulario, datos y más datos para poder localizarlas después? Porque, claro, si no se introducen esos datos, después no hay forma de encontrarlas.
Pongamos que usamos Alfresco, rellenando los datos de «Nombre», «Título» y «Descripción». En el nombre vamos a especificar el nombre del proveedor más un número de factura. El título y descripción, según necesitemos buscar por ese contenido. Así que tardamos una media de dos minutos cada una (le damos a editar, completamos los datos y salvamos). Pongamos por un momento que tenemos 30 facturas, por 2 minutos cada una son 60 minutos.
Una hora de trabajo invertido así, en el año 2020, es MUCHÍSIMO TIEMPO.
Vamos a ser aún más concretos todavía. Típico ticket de gasolina del coche de empresa que te sueltan sobre la mesa y que evidentemente tienes que contabilizarlo y justificarlo.
Con AQuA es tan rápido como subir una foto y automáticamente se clasifica:
- Accedemos a nuestro espacio en AQuA
- Nos dirigimos a la carpeta donde queremos subir el ticket de gasolina
- Presionamos en Nuevo > Cargar fichero > Hacer foto o grabar video
- Hacemos la foto
- Se sube automáticamente en el espacio en el que estamos
- Podemos buscar por el importe, por ejemplo
- Observamos cómo está almacenado todo el contenido del ticket en sus propiedades
Veamoslo en acción:
Gracias a la clasificación al subir un documento automáticamente reconoce el tipo de archivo y extrae todo su contenido. Además, combinando la distribución, podremos indicarle si queremos que se guarde en una carpeta concreta donde estén los tickets.
Si quieres saber más información al respecto contáctanos y te responderemos lo antes posible 😉
