AQuA

BPM & ECM Suite

Trabajar con documentos

Organización y clasificación de documentos

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Appalachian es una empresa multinacional que quiere cuidar a sus empleados otorgándoles una serie de actividades para el ocio. Entre ellas está darle acceso a una biblioteca de clásicos de la literatura que pueden leer en su propio portal durante las pausas del trabajo y los ratos libres.

Para ello, han comprado un paquete de obras de la literatura española  y quieren volcarlas a su portal.

Sólo hay un problema: las obras no están ordenadas y son una serie de pdfs con nombres genéricos.

En los viejos tiempos subir esta colección implicaría que un empleado pasase una semana abriendo cada pdf, renombrándolo, creando una carpeta para ordenarlo por autor y organizando los pdfs en sus carpeta correspondientes.

Por suerte Appalachian usa AQuA. El encargado de la biblioteca tan sólo tiene que arrastrar los archivos al buzón de la biblioteca e irse a por un café. Nuestra clasificación mágica hace el resto. 

Y por si fuera poco nuestro sistema de búsqueda permitirá encontrar cualquier libro sin tener que buscar carpeta a carpeta ¿empezaste un libro y solo recuerdas el nombre del perro del protagonista? introdúcelo en nuestro buscador y lo encontraremos rápidamente.

No tengas una empresa anclada en el pasado. Súmate al cambio, contáctanos y te enseñamos AQuA aplicado a lo que necesitas. Déjanos ayudarte a ahorrar tiempo y dinero.

Gestor documental económico para tu empresa

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AQuA es un programa de gestión documental basado en el popular software de código abierto Alfresco (Hyland).

Tras más de diez años ayudando a empresas con su gestión documental nos dimos cuenta de que todas tenían inquietudes y necesidades muy distintas, pero un objetivo común: implantar la transformación digital en su trabajo diario con el objetivo de reducir costes y agilizar los procesos internos.

Aunque Alfresco es una solución documental increíble, adaptarlo es muy caro. Queríamos mejorar el trabajo que hacíamos. Queríamos que no fuera necesario ser una multinacional para poder implantar una buena transformación digital.

Esa fue la premisa de su nacimiento: dime qué necesitas y lo tendrás a coste reducido. En resumen: tener un programa de Gestión Documental que cubra al 100% tus necesidades desde el primer día pagando lo justo, sin sustos ni sobre costes.

Tras un largo proceso de desarrollo y mejoras logramos hacer de AQuA un producto versátil. Ahora el cliente solo tenía que costear la instalación, la personalización básica con colores corporativos y poco más. Ya no tenía que esperar un año mientras se desarrollaba una cara solución a medida: podía tener un gestor documental económico pero potente en pocos días.

Y, lo mejor de todo, podía evolucionarlo y adaptarlo para sus propios requisitos.

Pero, ¿qué diferencia a AQuA de otros gestores como OpenKm, OpenText, Documentum o Sharepoint? La mayoría de gestores vienen en caros paquetes plagados de funciones que nadie entiende ni necesita. Con AQuA TÚ nos explicas qué necesitas, y nosotros te lo damos. Sin complicaciones ni un precio inflado por funciones que jamás usarás.

Para ilustrar este escrito me gustaría compartiros el caso de éxito de la empresa WYS: necesitaban agilizar el día a día en su departamento de calidad y así les ayudamos.

En resumen: AQuA sirve tanto para un conjunto de empresas jurídicas, como para una empresa de tubos. Sirve para un departamento de recursos humanos, como para un gerente o gestionar toda la documentación de una empresa.

Si te gusta lo que lees, cuéntanos. Estamos aquí para darte opciones. 

Caso de las nóminas

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¿Cuánto tiempo dedica tu equipo de RRHH a gestionar las nóminas?

Confused Threes Company GIF by MOODMAN

Ya sabes:

  • Enviar la nómina a cada empleado.
  • Hacer que el empleado la descargue.
  • La imprima.
  • La firme.
  • La escanee.
  • La mande de vuelta firmada.
  • Y almacenar la copia firmada donde corresponda.

Esto es dinero que pierde tu empresa cada mes.

Porque es una tarea que es perfectamente automatizable.

Tiempo que podría usarse a tareas más productivas como buscar al próximo fichaje o mejorar tu cultura de empresa.

Sin embargo, ahí están, perdiendo tiempo en una tarea que puedes delegar en un sistema que simplifica el proceso al máximo.

¿Cómo?

Cogiendo todas las nóminas, dejándolas en una carpeta.

Punto.

Y, antes de que te levantes de la silla, todo está en su sitio, asignado a la persona correspondiente…

… Y cada empleado recibe una notificación y puede firmar  desde su móvil, tablet o PC.

Y todo queda bien registrado en tu sistema.

Esto, repetido mes a mes, suponen miles de euros de ahorro al año.

Veamos en acción:

Sabiendo que existe esta utilidad ¿por qué no dar el salto y probar? ¡Empieza a ahorrar dinero en tu empresa!

Si quieres saber más sobre cómo puedes optimizar tus #ProcesosDocumentales sin pagar de más, no lo dudes y contáctanos.

Nos pondremos en contacto contigo para organizar una demo para que veas cómo AQuA puede ahorrarte miles de euros al año.

Revisión de documentos

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Seguro que en más de una ocasión has tenido que intercambiar documentos con otros compañeros, o que tu superior deba revisar un documento en el que has estado trabajando duro.

Es algo corriente. Una tarea de nuestro día a día.

Season 6 Yes GIF by Friends

¿Sabes que es probable que se olvide y al final tengas que estar detrás de esa persona para que lo revise?

Olvida de trabajar sobre papel y dejarlo encima de su mesa.

Con AQuA será tan sencillo como arrastrar el documento y que le llegue una tarea a tu superior para que la complete cuando pueda y según sus prioridades.

Veamos cómo funciona:

Además con esta utilidad podremos ahorrar tiempo y dinero. Veamos un ejemplo en un departamento de Calidad:

Como comprobarás es tan sencillo como arrastrar y que llegue la notificación a tu superior.

100% seguro y online.

¿Piensas en la #TransformaciónDigital como siguiente paso para tu empresa? ¡No lo dudes y contactanos! Estaremos encantados de poder asesorarte.

Reducción del papel en el depto de calidad

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Seguro que si trabajas en un departamento de calidad te suena lo de «tenemos que trabajar con papeles».

sign collecting GIF by South Park

Os traigo un caso real: la necesidad de automatizar el trabajo diario del departamento de calidad de un cliente. La idea es maximizar su rendimiento y simplificar su trabajo diario (ahorrando tiempo y costes).

Para efectuar un cambio tan grande en un departamento tan importante hay que analizar y ver cual es el trabajo que realizan en su día a día para ver qué se puede automatizar. Evidentemente de este ejercicio sacaremos en claro cuántas fases tendrá el cambio que desean.

¿Cuál era su rutina?

  • Albaranes y facturas manuscritas: los distintos proveedores entregaban al depto de calidad sus facturas y albaranes.
  • Todo el proceso era manual: nada de enviar por email, se entrega en papel.
  • Los documentos resultantes se almacenaban en un gran archivo durante un tiempo definido.

¿Cómo afrontamos el reto?

En una primera fase procuramos redirigir el trabajo realizado a mano hacía la transformación digital, es decir, ir sustituyendo papel por archivo digital.

Además, para que sea eficaz, la estrategia debe ser progresiva y aceptada por los departamentos y trabajadores implicados.

  • Digitalización de todos los albaranes y facturas.
  • Arrastrar esos pdfs hacía a AQuA: auto ordenación, distribución y organización dentro del programa sin tener a nadie «pendiente». Si durante el proceso algún archivo no puede clasificarse, se revisa a posterior para indicarle cómo y dónde debe clasificarse y distribuirse. Todo dentro del mismo programa.
  • Reconocimiento de todo el contenido manuscrito de cada documento, exponiendo esa información en el programa: facilidad para encontrar un documento por cualquier palabra que contenga los ficheros.

Veamos este caso en acción:

Gracias a AQuA podemos plantear una estrategia que esté enfocada en la reducción del trabajo con papeles hacía el entorno digital.

En esta entrada hemos visto cómo afrontar el cambio hacia la #transformacióndigital en su primera fase, una vez establecida en la empresa, prosiguen otras fases. Como por ejemplo, la automatización de revisión y aprobación de documentos por parte de un superior (flujos de trabajos personalizados).

Esto lo veremos más adelante 🙂

Si te gusta lo que lees y quieres saber más información al respecto contáctanos 😉

Día a día en recursos humanos

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Hay una tarea bastante ingrata que aporta poco a tu personal.

Y que consume buena parte de su jornada.

En un puesto de RRHH, el tiempo dedicado a esta tarea puede ser entre el 20% y el 50% de la jornada.

Estoy hablando de la tarea de ordenar la documentación que se genera en tu empresa.

En poner orden y guardar documento en su sitio. En eso se va buena parte del sueldo que pagas a tu personal.

Una tarea que con un sistema como AQuA, puedes automatizar por completo.

¿Cómo?

Así:

Coges todos los documentos de las nóminas y los dejas en una carpeta.

Y ya está.

Porque el trabajo sucio lo hace la inteligencia artificial del sistema, que se encarga de leer cada fichero y guardarlo en la estructura de ficheros adecuada. En cuestión de segundos.

Una forma muy sencilla (y económica) de aumentar la productividad de tu plantilla, que seguro que tiene cosas más valiosas que dedicar la mitad de su jornada a ordenar ficheros.

Si quieres saber más sobre cómo puedes optimizar los #ProcesosDocumentales de tu empresa, no lo dudes y contactanos.

Nos pondremos en contacto contigo para organizar una demo para que veas cómo AQuA puede ahorrarte tiempo, dinero y quebraderos de cabeza.

Que pases un gran día.