AQuA

BPM & ECM Suite

Trabajar con documentos

Caso de las nóminas

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¿Cuánto tiempo dedica tu equipo de RRHH a gestionar las nóminas?

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Ya sabes:

  • Enviar la nómina a cada empleado.
  • Hacer que el empleado la descargue.
  • La imprima.
  • La firme.
  • La escanee.
  • La mande de vuelta firmada.
  • Y almacenar la copia firmada donde corresponda.

Esto es dinero que pierde tu empresa cada mes.

Porque es una tarea que es perfectamente automatizable.

Tiempo que podría usarse a tareas más productivas como buscar al próximo fichaje o mejorar tu cultura de empresa.

Sin embargo, ahí están, perdiendo tiempo en una tarea que puedes delegar en un sistema que simplifica el proceso al máximo.

¿Cómo?

Cogiendo todas las nóminas, dejándolas en una carpeta.

Punto.

Y, antes de que te levantes de la silla, todo está en su sitio, asignado a la persona correspondiente…

… Y cada empleado recibe una notificación y puede firmar  desde su móvil, tablet o PC.

Y todo queda bien registrado en tu sistema.

Esto, repetido mes a mes, suponen miles de euros de ahorro al año.

Veamos en acción:

Sabiendo que existe esta utilidad ¿por qué no dar el salto y probar? ¡Empieza a ahorrar dinero en tu empresa!

Si quieres saber más sobre cómo puedes optimizar tus #ProcesosDocumentales sin pagar de más, no lo dudes y contáctanos.

Nos pondremos en contacto contigo para organizar una demo para que veas cómo AQuA puede ahorrarte miles de euros al año.

Revisión de documentos

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Seguro que en más de una ocasión has tenido que intercambiar documentos con otros compañeros, o que tu superior deba revisar un documento en el que has estado trabajando duro.

Es algo corriente. Una tarea de nuestro día a día.

Season 6 Yes GIF by Friends

¿Sabes que es probable que se olvide y al final tengas que estar detrás de esa persona para que lo revise?

Olvida de trabajar sobre papel y dejarlo encima de su mesa.

Con AQuA será tan sencillo como arrastrar el documento y que le llegue una tarea a tu superior para que la complete cuando pueda y según sus prioridades.

Veamos cómo funciona:

Además con esta utilidad podremos ahorrar tiempo y dinero. Veamos un ejemplo en un departamento de Calidad:

Como comprobarás es tan sencillo como arrastrar y que llegue la notificación a tu superior.

100% seguro y online.

¿Piensas en la #TransformaciónDigital como siguiente paso para tu empresa? ¡No lo dudes y contactanos! Estaremos encantados de poder asesorarte.

Reducción del papel en el depto de calidad

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Seguro que si trabajas en un departamento de calidad te suena lo de «tenemos que trabajar con papeles».

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Os traigo un caso real: la necesidad de automatizar el trabajo diario del departamento de calidad de un cliente. La idea es maximizar su rendimiento y simplificar su trabajo diario (ahorrando tiempo y costes).

Para efectuar un cambio tan grande en un departamento tan importante hay que analizar y ver cual es el trabajo que realizan en su día a día para ver qué se puede automatizar. Evidentemente de este ejercicio sacaremos en claro cuántas fases tendrá el cambio que desean.

¿Cuál era su rutina?

  • Albaranes y facturas manuscritas: los distintos proveedores entregaban al depto de calidad sus facturas y albaranes.
  • Todo el proceso era manual: nada de enviar por email, se entrega en papel.
  • Los documentos resultantes se almacenaban en un gran archivo durante un tiempo definido.

¿Cómo afrontamos el reto?

En una primera fase procuramos redirigir el trabajo realizado a mano hacía la transformación digital, es decir, ir sustituyendo papel por archivo digital.

Además, para que sea eficaz, la estrategia debe ser progresiva y aceptada por los departamentos y trabajadores implicados.

  • Digitalización de todos los albaranes y facturas.
  • Arrastrar esos pdfs hacía a AQuA: auto ordenación, distribución y organización dentro del programa sin tener a nadie «pendiente». Si durante el proceso algún archivo no puede clasificarse, se revisa a posterior para indicarle cómo y dónde debe clasificarse y distribuirse. Todo dentro del mismo programa.
  • Reconocimiento de todo el contenido manuscrito de cada documento, exponiendo esa información en el programa: facilidad para encontrar un documento por cualquier palabra que contenga los ficheros.

Veamos este caso en acción:

Gracias a AQuA podemos plantear una estrategia que esté enfocada en la reducción del trabajo con papeles hacía el entorno digital.

En esta entrada hemos visto cómo afrontar el cambio hacia la #transformacióndigital en su primera fase, una vez establecida en la empresa, prosiguen otras fases. Como por ejemplo, la automatización de revisión y aprobación de documentos por parte de un superior (flujos de trabajos personalizados).

Esto lo veremos más adelante 🙂

Si te gusta lo que lees y quieres saber más información al respecto contáctanos 😉

Día a día en recursos humanos

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Hay una tarea bastante ingrata que aporta poco a tu personal.

Y que consume buena parte de su jornada.

En un puesto de RRHH, el tiempo dedicado a esta tarea puede ser entre el 20% y el 50% de la jornada.

Estoy hablando de la tarea de ordenar la documentación que se genera en tu empresa.

En poner orden y guardar documento en su sitio. En eso se va buena parte del sueldo que pagas a tu personal.

Una tarea que con un sistema como AQuA, puedes automatizar por completo.

¿Cómo?

Así:

Coges todos los documentos de las nóminas y los dejas en una carpeta.

Y ya está.

Porque el trabajo sucio lo hace la inteligencia artificial del sistema, que se encarga de leer cada fichero y guardarlo en la estructura de ficheros adecuada. En cuestión de segundos.

Una forma muy sencilla (y económica) de aumentar la productividad de tu plantilla, que seguro que tiene cosas más valiosas que dedicar la mitad de su jornada a ordenar ficheros.

Si quieres saber más sobre cómo puedes optimizar los #ProcesosDocumentales de tu empresa, no lo dudes y contactanos.

Nos pondremos en contacto contigo para organizar una demo para que veas cómo AQuA puede ahorrarte tiempo, dinero y quebraderos de cabeza.

Que pases un gran día.

Problemas de compartir fichero

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Esto pasa mucho.

Vas a editar un fichero y alguien lo tiene abierto. Y te toca esperar o luchar.

Es como cuando dos hermanos se pelean por el mismo juguete. Los dos lo quieren. Los dos lo necesitan. Pero solo uno lo puede tener a cada momento.

Así que toca esperar a que el compañero acabe. O hacer los cambios deprisa porque tu compañero te acucia.

¿Y si cada uno pudiera acceder al mismo documento sin crear un conflicto? ¿Y si dos personas o más pudieran editar, a la misma vez, un mismo documento sin problemas de versionado y sin perder ninguna modificación?

Desde luego, te ahorrarías un montón de disgustos. Y de horas de trabajo poco eficiente.

No podemos clonar los juguetes favoritos de tus hijos para que dejen de pelearse por ellos, pero podemos ofrecerte una forma de compartir y editar ficheros en tu empresa de forma fácil y segura.

Con AQuA puedes editar documentos con Office incluso si dos personas abren el documento a la vez.

Si quieres saber más sobre cómo puedes ahorrar tiempo a la hora de editar documentos colaborativos en tu empresa,no lo dudes y contactanos.

Nos pondremos en contacto contigo para organizar una demo para que veas cómo AQuA puede ahorrarte tiempo, dinero y disgustos. Que pases un gran día.

Compartiendo contenido

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Seguro que en más de una ocasión en tu empresa te han comentado que debes mandarle una documentación a un compañero.

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Seguro que has optado por email porque «es lo más rápido».

¿Y si te dijera que AQuA incorpora espacios compartidos o Data Rooms para hacer este trámite de forma sencilla e intuitiva? Sin necesidad de tener que salir de tu app habitual para enviar un documento: quedará todo en el mismo programa.

Tenemos dos opciones para crear nuestro espacio:

  • Opción 1: realizamos una solicitud de espacio que deberá aprobar nuestro supervisor
  • Opción 2: con una carpeta que ya tengamos creada, botón derecho opción «convertir en Data Room»

Una vez tengamos el espacio creado, el usuario invitado recibirá un correo para acceder. Una vez acceda simplemente ¡arrastra y comparte!

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Veamos cómo funciona:

¿Te has fijado lo sencillo que es?

Si te gusta lo que ves ¡no lo dudes y contactanos! Estaremos encantados de poder asesorarte y compartir nuestra experiencia.