Seguro que si trabajas en un departamento de calidad te suena lo de «tenemos que trabajar con papeles».
Os traigo un caso real: la necesidad de automatizar el trabajo diario del departamento de calidad de un cliente. La idea es maximizar su rendimiento y simplificar su trabajo diario (ahorrando tiempo y costes).
Para efectuar un cambio tan grande en un departamento tan importante hay que analizar y ver cual es el trabajo que realizan en su día a día para ver qué se puede automatizar. Evidentemente de este ejercicio sacaremos en claro cuántas fases tendrá el cambio que desean.
¿Cuál era su rutina?
- Albaranes y facturas manuscritas: los distintos proveedores entregaban al depto de calidad sus facturas y albaranes.
- Todo el proceso era manual: nada de enviar por email, se entrega en papel.
- Los documentos resultantes se almacenaban en un gran archivo durante un tiempo definido.
¿Cómo afrontamos el reto?
En una primera fase procuramos redirigir el trabajo realizado a mano hacía la transformación digital, es decir, ir sustituyendo papel por archivo digital.
Además, para que sea eficaz, la estrategia debe ser progresiva y aceptada por los departamentos y trabajadores implicados.
- Digitalización de todos los albaranes y facturas.
- Arrastrar esos pdfs hacía a AQuA: auto ordenación, distribución y organización dentro del programa sin tener a nadie «pendiente». Si durante el proceso algún archivo no puede clasificarse, se revisa a posterior para indicarle cómo y dónde debe clasificarse y distribuirse. Todo dentro del mismo programa.
- Reconocimiento de todo el contenido manuscrito de cada documento, exponiendo esa información en el programa: facilidad para encontrar un documento por cualquier palabra que contenga los ficheros.
Veamos este caso en acción:
Gracias a AQuA podemos plantear una estrategia que esté enfocada en la reducción del trabajo con papeles hacía el entorno digital.
En esta entrada hemos visto cómo afrontar el cambio hacia la #transformacióndigital en su primera fase, una vez establecida en la empresa, prosiguen otras fases. Como por ejemplo, la automatización de revisión y aprobación de documentos por parte de un superior (flujos de trabajos personalizados).
Esto lo veremos más adelante 🙂
Si te gusta lo que lees y quieres saber más información al respecto contáctanos 😉
