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BPM & ECM Suite

Automatizar

Reducción del papel en el depto de calidad

diciembre 18, 2021 by Cristina Martín

Seguro que si trabajas en un departamento de calidad te suena lo de «tenemos que trabajar con papeles».

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Os traigo un caso real: la necesidad de automatizar el trabajo diario del departamento de calidad de un cliente. La idea es maximizar su rendimiento y simplificar su trabajo diario (ahorrando tiempo y costes).

Para efectuar un cambio tan grande en un departamento tan importante hay que analizar y ver cual es el trabajo que realizan en su día a día para ver qué se puede automatizar. Evidentemente de este ejercicio sacaremos en claro cuántas fases tendrá el cambio que desean.

¿Cuál era su rutina?

  • Albaranes y facturas manuscritas: los distintos proveedores entregaban al depto de calidad sus facturas y albaranes.
  • Todo el proceso era manual: nada de enviar por email, se entrega en papel.
  • Los documentos resultantes se almacenaban en un gran archivo durante un tiempo definido.

¿Cómo afrontamos el reto?

En una primera fase procuramos redirigir el trabajo realizado a mano hacía la transformación digital, es decir, ir sustituyendo papel por archivo digital.

Además, para que sea eficaz, la estrategia debe ser progresiva y aceptada por los departamentos y trabajadores implicados.

  • Digitalización de todos los albaranes y facturas.
  • Arrastrar esos pdfs hacía a AQuA: auto ordenación, distribución y organización dentro del programa sin tener a nadie «pendiente». Si durante el proceso algún archivo no puede clasificarse, se revisa a posterior para indicarle cómo y dónde debe clasificarse y distribuirse. Todo dentro del mismo programa.
  • Reconocimiento de todo el contenido manuscrito de cada documento, exponiendo esa información en el programa: facilidad para encontrar un documento por cualquier palabra que contenga los ficheros.

Veamos este caso en acción:

Gracias a AQuA podemos plantear una estrategia que esté enfocada en la reducción del trabajo con papeles hacía el entorno digital.

En esta entrada hemos visto cómo afrontar el cambio hacia la #transformacióndigital en su primera fase, una vez establecida en la empresa, prosiguen otras fases. Como por ejemplo, la automatización de revisión y aprobación de documentos por parte de un superior (flujos de trabajos personalizados).

Esto lo veremos más adelante 🙂

Si te gusta lo que lees y quieres saber más información al respecto contáctanos 😉

Archivado en:Trabajar con documentos Etiquetado con:Automatizar, Colaborar, ecm, Gestión Documental, Trabajar con documentos

Día a día en recursos humanos

junio 19, 2021 by Cristina Martín

Hay una tarea bastante ingrata que aporta poco a tu personal.

Y que consume buena parte de su jornada.

En un puesto de RRHH, el tiempo dedicado a esta tarea puede ser entre el 20% y el 50% de la jornada.

Estoy hablando de la tarea de ordenar la documentación que se genera en tu empresa.

En poner orden y guardar documento en su sitio. En eso se va buena parte del sueldo que pagas a tu personal.

Una tarea que con un sistema como AQuA, puedes automatizar por completo.

¿Cómo?

Así:

Coges todos los documentos de las nóminas y los dejas en una carpeta.

Y ya está.

Porque el trabajo sucio lo hace la inteligencia artificial del sistema, que se encarga de leer cada fichero y guardarlo en la estructura de ficheros adecuada. En cuestión de segundos.

Una forma muy sencilla (y económica) de aumentar la productividad de tu plantilla, que seguro que tiene cosas más valiosas que dedicar la mitad de su jornada a ordenar ficheros.

Si quieres saber más sobre cómo puedes optimizar los #ProcesosDocumentales de tu empresa, no lo dudes y contactanos.

Nos pondremos en contacto contigo para organizar una demo para que veas cómo AQuA puede ahorrarte tiempo, dinero y quebraderos de cabeza.

Que pases un gran día.

Archivado en:Automatizar, Firma Digital, Nóminas, Trabajar con documentos Etiquetado con:Automatizar, Eficiencia, Nóminas, RRHH

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