Cuando realizamos un trabajo de investigación y necesitamos contrastar información, lo normal es optar por buscarla en internet. Muchas veces ocurre que es tanta la información que nos proporciona que no sabemos por dónde empezar.
Debido a la pandemia hemos comprobado lo necesario que es tener digitalizados y accesibles documentos que pudieran ser de interés. España, sus ciudades y municipios poco a poco van avanzando en esta materia y se están concienciando sobre la importancia que conlleva la digitalización de archivos.
Por ejemplo, hace escasos días podíamos leer en OndaCero cómo el Ayuntamiento de Cáceres ha tomado la iniciativa de digitalizar libros de actas y acuerdos desde el siglo XVI. El concejal de Innovación, Jorge Villar, destacó el compromiso del Ayuntamiento para facilitar futuras investigaciones: los documentos a digitalizar permitirán conocer el pasado de la ciudad sin tocarlos físicamente.
Pero ¿en qué consiste este proceso? Muchos nos imaginamos a una persona junto a un escáner con el documento en cuestión preparado para ir digitalizando cada página del mismo. Parece tedioso pero en realidad es un proceso que prácticamente está automatizado con la máquina adecuada. Además, para alcanzar este objetivo es importante elegir la herramienta de consulta apropiada, ya que una vez se digitaliza el documento, el programa de consulta de documentos debe poder leer sobre ese contenido ya digitalizado, permitiendo de esta forma buscar y encontrar rápidamente tecleando una sola palabra. Es decir: para que el proceso sea completo, no solo se debe digitalizar con la maquinaria apropiada sino también disponer del software necesario para facilitar al ciudadano la búsqueda de información.
¿En qué nos puede ayudar AQuA durante este proceso? AQuA es un software similar a un archivador digital de documentos, que nos permite almacenarlos y localizarlos fácilmente desde cualquier dispositivo y en cualquier momento gracias a su reconocimiento de caracteres. Además, dispone de una búsqueda avanzada donde el ciudadano podrá localizar fácilmente los documentos que necesite gracias a los filtros de búsqueda del que dispone.
En Venzia IT contamos con más de 15 años de experiencia en gestión documental. Si te interesa lo que lees no lo dudes ¡y contactanos! Estaremos encantados de compartir nuestra experiencia contigo y ver si AQuA puede encajar con tus necesidades.