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Una de las funcionalidades más destacables de AQuA son los espacios compartidos que, sin ser complicado, podrá ahorrarnos mucho tiempo (dinero) en nuestro día a día. Durante este artículo os mostraremos un caso real y cómo puede ayudaros esta utilidad a agilizar vuestro trabajo.

Un espacio compartido sirve para guardar y compartir documentación con otros colegas o colaboradores de una forma rápida, ágil y sin complicaciones, pudiendo acceder desde dónde quieras a través de móvil, tablet o desde el ordenador.

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Para explicaros este proceso quiero compartir con vosotros una experiencia real sobre el intercambio de documentación en una organización, el problema que tuvimos y cómo se hubiera solucionado fácilmente con esta utilidad.

A la empresa la llamaremos Acme, corría el año dos mil y pico. Pero creedme que lo que cuento es cierto: En Acme todos los empleados teníamos acceso a una estructura de carpetas compartida en red de la que cualquiera podía coger lo que hiciera falta (documentos, plantillas para realizar más documentación, datos técnicos para el departamento de IT…).

¿Y cómo se llevaba a cabo la gestión de dichos contenidos? El administrador de la empresa podía acotar qué carpetas podíamos ver dependiendo de a qué departamento se perteneciera. Eso está bien… O no. Porque al final veíamos más de lo que necesitábamos. Y, llevado un tiempo, era tedioso tener que recordarle actualizar al responsable de sistemas que quitara el acceso a aquellas carpetas que ya no dependían de nuestro departamento.

Además aquí viene el primer problema gordo:

¿Y si queríamos invitar a una persona ajena a la empresa a colaborar? Con nuestro sistema solo podíamos acceder los usuarios de la propia empresa. La solución entonces era usar email. Emails y más emails con documentación y revisiones con comentarios dentro de cada uno de ellos. Cadenas y cadenas de emails. Así era el intercambio. Al final te encontrabas con 15 emails distintos y 18 versiones de un mismo documento.

¿Y cuándo necesitaba abrir un documento pero no dejaba porque otra persona lo tenía abierto? Nuestra solución: Llamar por teléfono o enviar un email para que cuando terminaran te avisaran.

Era una forma lenta e ineficiente de trabajar.

Año 2020. Todo este proceso con los espacios compartidos es mucho más sencillo:

Con AQuA podemos editar directamente en los documentos con nuestro Microsoft Office y colaborar para su creación desde un espacio compartido (transversal a departamentos internos y empresas externas).

Puntos clave:

• Podemos compartir con quien necesitemos, sea o no de la empresa.
• Ahorramos tiempo a la hora de realizar una edición de un documento.
• Mantenimiento de histórico versiones (incluso si dos personas abren el mismo documento al mismo tiempo).

Si lo que has visto te ha parecido útil y te gustaría tenerlo en tu empresa ¡contáctanos y te daremos más detalles!

A menudo nos preguntan cómo AQuA gestiona las versiones de un documento: Cada vez que algún colega realiza cambios en un documento se guarda una versión, de forma que, un mismo documento puede tener varias versiones según vamos editandolo y trabajando con él.

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Además en caso que lo necesitemos podremos descargar, eliminar o restaurar una versión del documento que elijamos fácilmente.

Para explicaros como funciona vamos a retomar el ejemplo de Luis y Lara colaborando en un espacio compartido:

Nuestro compañero Luis tiene junto con Lara un espacio para colaborar y tienen un documento en vivo que ambos están editando: Cuando pinchamos en Cargar una nueva versión nos da la opción de guardarlo con versión menor o versión mayor y añadir una breve descripción de nuestro cambio:

Si miras las propiedades del documento, tenemos disponible una opción llamada Gestionar Versiones: En él se podrá ver un listado con todas las versiones del documento y cuando se ha editado. Para recuperar un documento es tan sencillo como movernos sobre la versión que queramos recuperar, pinchar en los tres puntos de la derecha e irnos a la opción Restaurar y automáticamente se genera una versión mayor con esa versión (guardandolo como si se tratara de otra edición más).

En el siguiente video podemos ver se gestionan las versiones en AQuA:

De esta forma podremos mantener y recuperar documentos en cualquier momento favoreciendo que la experiencia de colaborar en AQuA sea intuitiva, sencilla y segura.

Si lo que ves te gusta ¡contáctanos! Estaremos encantados de compartir contigo nuestra experiencia y poder asesorarte 🙂