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AQuA

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BPM & ECM Suite

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Problemas de compartir fichero

mayo 7, 2021 by Cristina Martín

Esto pasa mucho.

Vas a editar un fichero y alguien lo tiene abierto. Y te toca esperar o luchar.

Es como cuando dos hermanos se pelean por el mismo juguete. Los dos lo quieren. Los dos lo necesitan. Pero solo uno lo puede tener a cada momento.

Así que toca esperar a que el compañero acabe. O hacer los cambios deprisa porque tu compañero te acucia.

¿Y si cada uno pudiera acceder al mismo documento sin crear un conflicto? ¿Y si dos personas o más pudieran editar, a la misma vez, un mismo documento sin problemas de versionado y sin perder ninguna modificación?

Desde luego, te ahorrarías un montón de disgustos. Y de horas de trabajo poco eficiente.

No podemos clonar los juguetes favoritos de tus hijos para que dejen de pelearse por ellos, pero podemos ofrecerte una forma de compartir y editar ficheros en tu empresa de forma fácil y segura.

Con AQuA puedes editar documentos con Office incluso si dos personas abren el documento a la vez.

Si quieres saber más sobre cómo puedes ahorrar tiempo a la hora de editar documentos colaborativos en tu empresa,no lo dudes y contactanos.

Nos pondremos en contacto contigo para organizar una demo para que veas cómo AQuA puede ahorrarte tiempo, dinero y disgustos. Que pases un gran día.

Archivado en:Compartir, Gestión Documental, Trabajar con documentos Etiquetado con:Compartir, Espacios compartidos, Gestión Documental, Trabajar con documentos

Firma de contrato

febrero 9, 2021 by Cristina Martín

Muchas empresas necesitan firmar cientos de contratos al mes.

Acuerdos de compraventa, contratos mercantiles, de alquiler, documentos oficiales… La lista es muy larga.

Y el tiempo que lleva firmar cada uno también. Más del que parece.

Porque para firmar un contrato de alquiler en una inmobiliaria, por ejemplo, tienes que juntar físicamente a arrendador y arrendatario para que lean, revisen y firmen.

¿Y si esto mismo pudieran hacerlo a través de sus móviles?

Pues resulta que con AQuA es posible:

Puedes enviar el documento a cada una de las partes. Entonces reciben una notificación en su móvil y pueden leerlo y firmarlo tranquilamente desde la pantalla. Y cuando terminan, te llega a ti de vuelta con una firma perfectamente legal y válida.

Quizá para la firma de un único documento no te parezca muy impresionante, pero si en tu empresa se firman decenas de contratos o acuerdos a la semana, el tiempo, dinero y papel que te ahorras comienza a ser importante.

Si quieres saber más sobre cómo puedes optimizar los #ProcesosDocumentales de tu empresa, no lo dudes y contactanos.

Nos pondremos en contacto contigo para organizar una demo para que veas cómo AQuA puede ahorrarte tiempo, dinero y quebraderos de cabeza.

Que pases un gran día.

Archivado en:Compartir, Firma Digital, Gestión Documental, Trabajar con documentos Etiquetado con:Firma digital, Gestión Documental, Trabajo en remoto

¿Qué es AQuA?

enero 15, 2021 by Cristina Martín

AQuA es un archivador digital de documentos administrativos. Es la opción para pasar el archivador que tienes en la empresa con documentos a la nube. Poder compartirlos, firmarlos y mantenerlos ahí, pudiendo localizarlos fácilmente desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.

Veamos rápidamente las claves de AQuA:

Principales características

Firma Digital

¿Quién no ha necesitado firmar un contrato de compraventa alguna vez? ¿O de alquiler? Con esta utilidad hazlo desde donde quieras y siempre acorde a la jurisprudencia española. Al iniciar la firma te pedirá una serie de datos para proceder a la misma:

Pincha aquí para conocer más.

Espacios Compartidos

Son espacios que permiten trabajar y colaborar miembros de la empresa o colaboradores externos.

¿Cómo funciona?

  • Da acceso y controla fácilmente quién puede colaborar y cuándo.
  • Posibilidad de abrir espacios sobre una carpeta existente o una nueva.
  • Además, tiene indicador visual de su ese espacio compartido está activo o no y podrás cerrar el acceso fácilmente.

Más información aquí.

Autoclasificación y Distribución

¿Cansado de gastar tiempo en rellenar formularios a mano? Rápido simple y sencillo: Arrastra y se auto clasificará y distribuirá donde quieras gracias a su sistema OCR podrás tener todos tus documentos disponibles al momento ¡Empieza a ahorrar tiempo en tu día a día! Para ver videos e información completa y detallada aquí.

Y mucho más

Comparte con un simple link sin necesidad de estar registrado y especificando cuándo quieres cerrar el acceso:

Tareas

Manda a revisar documentos a otros colegas, marca las tareas según vayas avanzando y mucho más:

  • AQuA es ecofriendly
  • Control de versiones de los documentos
  • Clasifica y busca rápidamente

En definitiva

Accede desde donde quieras y cuando lo necesites ¡Tendrás el control en la palma de tu mano!

Archivado en:Compartir, ecofriendly, factura electrónica, Firma Digital, Gestión Documental, Trabajar con documentos, Uncategorized

¿Qué es eco-friendly?

diciembre 18, 2020 by Cristina Martín

Últimamente leemos mucho el término «eco friendly» aplicado a las empresas, pero ¿sabemos qué significa realmente? El término ecofriendly está formado por «Eco» que proviene de la palabra ecología y friendly que podríamos traducirlo como amigable. Juntos conforman el significado de amigable con la ecología o, por decirlo de otra forma, respetuoso con el medio ambiente. Una empresa es eco-friendly porque al desarrollar su negocio respeta el medio ambiente y lucha contra el cambio climático a través de la reducción de CO2, uso de la digitalización, reciclaje o temperatura estable entre otras medidas.

Lo eco está de moda y así lo demuestra un estudio realizado por América Retail donde confirman que el 85 % de los consumidores europeos se inclinan más a la tendencia de sostenibilidad.

Un ejemplo de embalaje promocionando su sostenibilidad

La aplicación de estas medidas en nuestro entorno laboral van acompañadas de un ahorro económico. Por ejemplo, en tu día a día ¿te has planteado alguna vez cuánto te puede llevar la firma física de un contrato? Revisarlo, imprimirlo, hacer copias, que lo firme el candidato, revisarlo de nuevo, enviarlo a otros departamentos… puede llevarte hasta 3 horas laborales y un gasto de 39 euros por candidato. Además, según el Ministerio de Industria, las empresas que utilizaron la factura electrónica se ahorraron en 2018 más de 118 millones de euros. La diferencia de gasto entre una factura en papel y una digital es abismal: 3 € frente a 0,12 €.

Este es uno de los innumerables casos en el que ayudando al medio ambiente, tu ahorras: el uso de la tecnología adecuada beneficia tanto la reducción de consumo de papel como el dinero empleado en acciones cotidianas. Por eso, si estás pensando en digitalizar y automatizar trabajo en tu empresa AQuA puede ayudarte.

Algunas de las características a destacar:

  • Extracción del contenido de documentos de oficina, incluyendo nóminas, contratos, facturas, bajas o ausencias
  • Búsquedas intuitivas: Busca tanto por el título como por cualquier palabra que contenga tus documentos, ¡todo al alcance de un click!
  • Espacio compartidos con compañeros tanto de dentro de la empresa como con colaboradores externos
  • Firma digital desde el teléfono móvil cualquier documento en óptimas condiciones de seguridad y conforme a legislación Española
  • Avisar automáticamente al empleado cada vez que se necesite su acción en algún documento
  • Comparte con un link comparte con personas sin necesidad de estar registrado
  • Edición de documentos con Microsoft Office

El uso de AQuA contribuye a mantener una empresa eficiente, reduciendo el consumo de papel y por lo tanto ayudando al medio ambiente.

Si te gusta lo que lees puedes leer más aquí o también puedes contactarnos ¡Estaremos encantados de poder asesorarte con lo que necesites!

Archivado en:Compartir, ecofriendly, factura electrónica, Firma Digital, Gestión Documental, Trabajar con documentos Etiquetado con:ahorro, ecm, ecofriendly, factura electronica, gestion documental, medio ambiente, transformacion digital

Compartir contenido

noviembre 20, 2020 by Cristina Martín

Como sabéis AQuA es una herramienta que facilita el trabajo colaborativo, es por ello somos conscientes que para nuestro día a día es esencial disponer de opciones para compartir de forma sencilla con compañeros. Tenemos dos vías dependiendo de nuestras necesidades: Compartir espacios con otros colegas o compartir un documento a través de un enlace único para que solo se muestre ese documento.
Los espacios compartidos nos permite compartir una carpeta con compañeros para verter ahí todos los documentos que necesitemos intercambiar de forma sencilla (arrastra documentación y suéltala).
Hay situaciones en las que solo necesitamos que un miembro del equipo vea un determinado documento, para este tipo de casuística AQuA nos permite compartir un documento individual con otras personas a través de un link donde sólo verá el documento y podrá descargarlo.

¿Cómo funciona?

1.- Hacemos click en el documento que queramos compartir
2.- Arriba a la derecha, pinchamos en el botón de compartir


3.- El sistema nos abrirá una nueva pantalla dónde tendremos todos los detalles para su configuración:

Podremos elegir cuándo caduda el enlace

4.- Copiamos al portapapeles y enviamos el enlace a nuestros compañeros.

En acción

De esta forma tan sencilla podremos compartir documentos sin necesidad de dar permisos o sin que accedan a nuestro sistema.

Si te gusta lo que ves no dudes en contactarnos. ¡Estaremos encantados de asesorarte y compartir nuestra experiencia!

Archivado en:Compartir, Dropbox, Gestión Documental, Google Drive, Trabajar con documentos Etiquetado con:Alfresco, alternative, AQuA, digitaltransformation, DropBox, ecm, ecofriendly, Sharing

Compartir carpetas

septiembre 4, 2020 by Cristina Martín

Una de las funcionalidades más destacables de AQuA son los espacios compartidos que, sin ser complicado, podrá ahorrarnos mucho tiempo (dinero) en nuestro día a día. Durante este artículo os mostraremos un caso real y cómo puede ayudaros esta utilidad a agilizar vuestro trabajo.

Un espacio compartido sirve para guardar y compartir documentación con otros colegas o colaboradores de una forma rápida, ágil y sin complicaciones, pudiendo acceder desde dónde quieras a través de móvil, tablet o desde el ordenador.

Para explicaros este proceso quiero compartir con vosotros una experiencia real sobre el intercambio de documentación en una organización, el problema que tuvimos y cómo se hubiera solucionado fácilmente con esta utilidad.

A la empresa la llamaremos Acme, corría el año dos mil y pico. Pero creedme que lo que cuento es cierto: En Acme todos los empleados teníamos acceso a una estructura de carpetas compartida en red de la que cualquiera podía coger lo que hiciera falta (documentos, plantillas para realizar más documentación, datos técnicos para el departamento de IT…).

¿Y cómo se llevaba a cabo la gestión de dichos contenidos? El administrador de la empresa podía acotar qué carpetas podíamos ver dependiendo de a qué departamento se perteneciera. Eso está bien… O no. Porque al final veíamos más de lo que necesitábamos. Y, llevado un tiempo, era tedioso tener que recordarle actualizar al responsable de sistemas que quitara el acceso a aquellas carpetas que ya no dependían de nuestro departamento.

Además aquí viene el primer problema gordo:

¿Y si queríamos invitar a una persona ajena a la empresa a colaborar? Con nuestro sistema solo podíamos acceder los usuarios de la propia empresa. La solución entonces era usar email. Emails y más emails con documentación y revisiones con comentarios dentro de cada uno de ellos. Cadenas y cadenas de emails. Así era el intercambio. Al final te encontrabas con 15 emails distintos y 18 versiones de un mismo documento.

¿Y cuándo necesitaba abrir un documento pero no dejaba porque otra persona lo tenía abierto? Nuestra solución: Llamar por teléfono o enviar un email para que cuando terminaran te avisaran.

Era una forma lenta e ineficiente de trabajar.

Año 2020. Todo este proceso con los espacios compartidos es mucho más sencillo:

Con AQuA podemos editar directamente en los documentos con nuestro Microsoft Office y colaborar para su creación desde un espacio compartido (transversal a departamentos internos y empresas externas).

Puntos clave:

  • Podemos compartir con quien necesitemos, sea o no de la empresa.
  • Ahorramos tiempo a la hora de realizar una edición de un documento.
  • Mantenimiento de histórico versiones (incluso si dos personas abren el mismo documento al mismo tiempo).

Si lo que has visto te ha parecido útil y te gustaría tenerlo en tu empresa ¡contáctanos y te daremos más detalles!

Archivado en:Compartir, Dropbox, Google Drive, Trabajar con documentos

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